• 業務の自動化を考えているのでMicrosoft Power Automate（マイクロソフト・パワー・オートメイト）が気になる
• Microsoft Power Automate（マイクロソフト・パワー・オートメイト）を導入する際の注意点やポイントを知りたい

といった方悩みがありませんか。

業務のスピードと品質を上げたいので、自社の業務を自動化したいと考えて、Microsoft Power Automateの導入を検討しませんか。

しかし、ポイントを踏まえてから導入しないと高いお金を払ったのにうまく利用できない恐れがあります。

そこで、この記事ではMicrosoft Power Automateの特徴は何か。

導入にあたっての注意点と導入を失敗しないポイントを詳しく解説していきます。

Microsoft Power Automateの特徴

Microsoft Power Automateの特徴は下記のとおり。

• 簡単にフローを作成できる
• 多様なアプリとの連携が可能
• トリガーやアクションが便利
• 代表的な3つのサブスクリプションプランがある

順番に解説しますね。

簡単にフローを作成できる

直感的な操作で業務の自動化ができるから。

下記のような業務を簡単に組み合わせることができます。

• ファイルのコピーや移動
• データの集計
• 申請書の承認

ノンプログラマーでも業務を自動化することが可能です。

 

多様なアプリとの連携が可能

一例ですが業務で利用されることが多い下記のアプリと連携できます。

• Microsoft Outlook、Excel、Word、PowerPointなど
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Salesforce
• Slack
• Trello

普段から定例的にしている業務があれば自動化しやすいので便利です。

 

トリガーやアクションが便利

業務によって自動で処理を実行することができるから。

トリガーとは自動化する処理のきっかけです。そのトリガーによってアクション（実際に自動化される処理）が行われます。

例えば「指定したファイルが更新された時（トリガー）、ファイルをコピーする（アクション）」というのが自動化できます。

3つのサブスクリプションプランであなたに合わせて使える

企業の規模やユーザーの用途に応じてプランが選べます。

代表的なのは以下の3つのサブスクリプションプランです。

プラン名	月額料金	利用可能な機能
個人ユーザー	1ユーザーあたりの¥1,630	ユーザーがRPAを除くフローを作成可能
小規模チーム向け	1ユーザーあたりの¥4,350	ユーザーがRPAを含むフローを作成可能
企業向け	1フローごとの¥10,870	ユーザー数が無制限でRPAを含むフローを利用可能。

企業やチームの規模やどのような業務を自動化するかでプランを選定しましょう。

 

Microsoft Power Automateを導入する際の3つの注意点

Microsoft Power Automateを導入する際の3つの注意点は下記のとおり。

• ワークフローの再設計が必要になる場合がある
• 既存のシステムとの統合に注意する必要がある
• セキュリティー対策をしっかり行う必要がある

順番に解説しますね。

 

ワークフローを見直す可能性があり

業務によっては簡単に自動化できないから。

普段の業務で細かなやりとりが必要になるものは、自動化できるわけではありません。

そのため業務の流れの見直しを検討する必要があるでしょう。

 

システムの統合に注意する必要がある

様々なシステムと連携ができるが設定が難しいものがあるから。

Microsoft Power Automateは、既存のMicrosoft アプリや多数のサードパーティーのアプリと統合できます。

しかし、どのアプリでも連携できるわけではありません。

あなたが使っているアプリと連携ができるかは事前に確認したほうがよいでしょう。

 

セキュリティー対策をしっかり行わないといけない

業務を自動化することでセキュリティー上のリスクがあるから。

例えば、メール送信時に宛先範囲を間違えてしまい外部の人に情報漏洩するリスクがあります。

また、セキュリティ対策をしないと悪意のある第三者にデータを見られる可能性があります。

自動化する業務のプライバシー設定やデータの保護をして、十分なセキュリティー対策をしなければいけません。

Microsoft Power Automateの導入を失敗させない5つのポイント

Microsoft Power Automateの導入を失敗させない5つのポイントは下記の通り。

• 業務の現状分析を行う
• スモールスタートする
• セキュリティ対策を行う
• 従業員のトレーニングを計画する

順番に解説します。

 

業務の現状分析を行う

自社の現状を分析して、どの業務に課題があるかを把握します。

課題がわかるとMicrosoft Power Automateを導入した際に解消しやすいからです。

まずは業務の流れや手順を把握してフローチャート化するとよいでしょう。

実際に業務を行っているメンバーにもヒアリングして課題が何か？時間がかかっていることを聞くと改善点を洗い出せますよ。

 

スモールスタートする

Microsoft Power Automateを導入するならスモールスタートしていくのがよいでしょう。

導入したばかりでは自社のナレッジが少ないから。

たくさんの業務を一度にやろうとしても、使いこなせずに自動化を断念する可能性があります。

そのため、フローが少ない業務から自動化していくと、自動化しやすく社員が成功体験を積めます。

社員の自信とナレッジが溜まっていくと、徐々に複雑な業務を自動化できるようになるでしょう。

セキュリティ対策を行う

Microsoft Power Automateの導入にあたり、セキュリティ対策を行うことが重要です。

業務では企業の人や顧客情報を扱うから。

一例ですが、下記のようなセキュリティ対策が必要です。

• 認証した人だけを使えるようにするユーザー認証の設定
• 安全にデータを保護するための暗号化
• 不正なアクセスを防ぐためのアクセス制御
• 自動化した業務の情報が外部に流出するのを防ぐ

業務を自動化しても、セキュリティ面を意識しないと情報漏洩のリスクがあがるので注意してください。

 

従業員のトレーニングを計画する

導入しても従業員が使いこなせないと自動化の効果が出にくいから。

そのため従業員のトレーニング計画を立ててください。

マニュアルを作成したり、使う人に不明点をヒアリングしたりして従業員が使いこなせるとPower Automateを効果的に活用できるようになるでしょう。

 

メンテナンスと改善を行う

Power Automateの導入後には、定期的なメンテナンスや改善を行うことが重要です。

実際に運用した後に新たな課題が出るから。

使い心地が悪いと従業員が使ってくれなくなる恐れがあります。

どのくらい業務の負荷が改善されたかなどは従業員にヒアリングして整理しましょう。

よりプロセスの改善点を把握できたり、より効果的な自動化を実現できたりします。

 

まとめ：ポイントを押さえてMicrosoft Power Automateの導入を成功させよう

Microsoft Power Automateは業務プロセスを自動化して社内の課題を解決する優れたツールです。

しかし、導入時にどの業務を自動化するか？既存のシステムとうまく統合できるかなどの注意点があります。

導入をするならスモールスタートしたり、従業員のトレーニングをしたりして導入を成功させましょう。

適切に導入して改善をしていくことで、従業員の生産性の向上や企業のコスト削減に貢献することができるでしょう。

 

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この記事が「Microsoft Power Automateの特徴や導入する前の注意点」を知りたかったかたの参考になれば幸いです。